Wer die Weihnachtsfeier organisiert, sollte sich grundsätzlich zu Beginn überlegen, ob die große Feier in den eigenen Büroräumen oder in einer externen Location stattfinden soll.
Eine große Rolle spielt dabei das Budget. Wer über einen geringen Rahmen verfügt, spart sich die Locationmiete, womit ein wesentlicher Kostenfaktor wegfällt. Andererseits gibt es auch in Hamburg viele Locations, in denen man lediglich eine Pauschale des Caterings zahlt, statt einer festen Miete für den Veranstaltungsort.
Wir von der Hamburger Eventagentur heaven’s door empfehlen jedoch die Weihnachtsfeier außerhalb der eigenen Büroräume durchzuführen. Dafür sprechen folgende Gründe:
Ablenkung vom Arbeitsalltag
Ihre Mitarbeiter verbringen die meiste Zeit im Büro und werden sehr dankbar sein, diesen Ort nicht auch während ihrer Freizeit aufsuchen zu müssen. Im schlimmsten Fall checken Ihre Mitarbeiter nochmal ihre E-Mails und stecken mittendrin im Büroalltag.
Verantwortung abgeben
Wer in einer externen Location, wie einem Restaurant feiert, wird bei der Organisation professionelle Unterstützung durch den Ansprechpartner der Location haben.
Wertschätzung der Mitarbeiter
Eine gut organisierte, spektakuläre Weihnachtsfeier prägt sich bei Ihren Mitarbeitern als Belohnung ein. Wenn Sie, in Funktion der Geschäftsführung, eine extravagante Weihnachtsfeier in einem eleganten Restaurant organisieren, werden sich Ihre Mitarbeiter gleich vielmehr wertgeschätzt fühlen.
Einhalten von Sicherheitsstandards
Vor allem, wenn Ihre Weihnachtsfeier mehr Personen umfasst als ursprünglich im Büro arbeiten, sollten Sie vorher klären, ob Sie die Sicherheitsstandards einhalten können. Stehen Fluchtwege bereit? Kann die Versammlungsstättenverordnung eingehalten werden?
Größe des Cateringbereichs
Um für das leibliche Wohl zu sorgen, benötigen Sie eine ausreichend große Küche zur Zubereitung der Speisen. Sprechen Sie vorab mit dem gewünschtem Cateringdienst ab, ob Ihre Küche über ausreichend Kapazitäten verfügt. Alternativ könnte ein Cateringzelt aufgestellt werden, was allerdings mit großen Kosten verbunden ist. Und auch die Anzahl der verfügbaren Geschirr- und Besteckkapazitäten sollte vorab geklärt werden.
Erhöhte Zusatzkosten für Technik und Mobiliar
Auch wenn die Weihnachtsfeier in den eigenen Büroräumen auf dem ersten Blick kostengünstiger wirkt, summieren sich schnell Zusatzkosten, die bei einer externen Location in den meisten Fällen inkludiert sind. Bedenken Sie, dass ggf. zusätzliches Mobiliar angebietet werden muss – der Transport und Aufbau fällt dabei ebenfalls ins Gewicht. Soll getanzt werden, benötigen Sie zusätzlich die passende Technik. Normale Tagungstechnik reicht hier nicht aus!
Schäden am eigenen Inventar
Kleine Schäden lassen sich bei großen Feiern nicht immer vermeiden. Vor der Durchführung der Weihnachtsfeier im eigenen Büro, müssen Computer geschützt werden, vertrauliche Dokumente ggf. verschlossen werden und der Boden mit Platten ausgelegt werden, wenn dieser als Tanzfläche genutzt werden soll.
Organisatorische Erfahrungen nicht vorhanden
Wussten Sie, dass Sie Musik und Unterhaltungskünstler Ihrer Weihnachtsfeier bei der Künstlersozialkasse oder bei der Gema anmelden müssen? Eine professionelle Eventagentur informiert Sie und führt alle erforderlichen rechtlichen Anforderungen für Sie durch.
Wir, die heaven’s door Eventagentur stehen Ihnen gerne zur Seite und beraten Sie bei der Planung Ihrer betrieblichen Weihnachtsfeier und unterstützen Sie bei der Umsetzung.
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